Výkazy

Výkaz je záznam o tom, co práce stála — kolik hodin nebo úkonů technik odvedl, kolik ujel kilometrů a jaký materiál spotřeboval. mWork365 vede tři druhy výkazů a technik je vyplňuje na jednom místě: uvnitř formuláře na výjezdu.

Práce

Odvedené úkony a hodiny, oceněné podle číselníku prací.

Cestovné

Ujeté kilometry, nebo paušál nastavený u adresy.

Materiál

Spotřebované díly ze skladu, nebo ruční položka.

Materiál a práce jsou u nás dvě různé věci

Přicházíte-li z účetního nebo skladového systému (Pohoda, Helios a podobně), kde je všechno „položkou dokladu“, je tohle první rozdíl, na který narazíte:

• Sklady a materiál jsou jen o zboží a dílech. Práci ani cestovné tam nehledejte — v katalogu materiálu nejsou a přes sklad se nevykazují.
• Práce má vlastní číselník a vlastní ceny (viz níže).
• Cestovné se nevykazuje ani jedním — počítá se z kilometrů, nebo z paušálu.

Oddělené jsou ale jen v evidenci a v cenících.

Kde se výkazy zadávají

Výkazy nejsou samostatná sekce aplikace — jsou to sekce formuláře. Když má formulář sekci Práce, Cestovné nebo Materiál, technik ji vyplní během výjezdu stejně jako kterékoli jiné pole. Šablonu formuláře připravujeme na míru vaší firmě, takže o tom, které sekce formulář má, rozhoduje domluva s námi.

U každé sekce lze nastavit dvě věci:

• Povinnost — bez vyplnění nejde formulář uzavřít.
• Zobrazení cen — sekci lze vykreslit s cenami, i bez nich. Hodí se, když má technik vykázat, co udělal, ale zákazník nemá na dokumentu vidět částky.

Formulář může mít navíc sekci Celková cena, která sečte všechny tři výkazy dohromady.

Výkaz práce

Technik přidává řádky tlačítkem Přidat práci. Každý řádek má:

• Technik — kdo práci odvedl. Nabízí se jen lidé přiřazení k danému výjezdu; když je na výjezdu jediný, předvyplní se sám. Sloupec lze v šabloně skrýt.
• Popis práce — co se dělalo. Pole našeptává položky z číselníku Práce; když si technik některou vybere, doplní se rovnou i její cena. Napsat vlastní text ale může taky — číselník je nabídka, ne uzavřený seznam.
• Množství — kolik hodin nebo kusů úkonu.
• Cena — za jednotku. Technik ji může přepsat.

Pod řádky se průběžně dopočítává součet za sekci.

Odkud se bere cena práce

Základ je číselník Práce v nastavení — společný pro celou firmu. Na něj se pak vrství ceny konkrétního zákazníka, které nastavíte na jeho kartě v sekci Ceny:

• vlastní cena položky u daného zákazníka má přednost před cenou z číselníku,
• položku lze u zákazníka i skrýt — technikovi se pak vůbec nenabídne.

Když je na zakázce objednatel

Má-li zakázka vyplněného objednatele (práci si objednal někdo jiný, než u koho se pracuje), můžete při jejím zakládání zaškrtnout Použít ceny práce objednatele. Pak se místo cen koncového zákazníka použije ceník objednatele.

Výkaz cestovného

Cestovné se počítá dvěma způsoby a rozhoduje o tom adresa na zakázce:

• Podle kilometrů (výchozí) — technik přidá řádky s Vzdáleností a Popisem cesty. Cena = ujeté kilometry × cena za kilometr, kterou nastavuje administrátor celofiremně v Systém a zakázky.
• Paušálem — když má adresa zapnuté Paušální cestovné, účtuje se pevná částka bez ohledu na ujeté kilometry. Ve formuláři se paušál ukáže jako samostatný, needitovatelný řádek.

Paušál se nastavuje u adresy, ne globálně

Přepínač Paušální cestovné i jeho částku najdete u konkrétní adresy zákazníka. Když u adresy částku nevyplníte, použije se výchozí paušál z nastavení firmy. Díky tomu můžete mít paušál jen pro vzdálenější provozovny a zbytek účtovat podle kilometrů.

Výkaz materiálu

Technik buď vybere položku ze skladu, ke kterému má přístup, nebo přidá ruční položku — něco, co v katalogu není. Cena se bere z ceníku navázaného na zákazníka; když žádný jiný ceník zákazník nemá, bere se ze základního ceníku.

Materiál vybraný ze skladu se odečte ze zásob — ale až ve chvíli, kdy je výjezd schválený (viz níže). Podrobně katalog, sklady a ceníky popisují Sklady a materiál.

Stav skladu v mWork365 musí odpovídat realitě

Protože se materiál odepisuje až schválením výjezdu, může se stát, že se stejná zásoba vykáže dvakrát a při schvalování už nebude čím ji pokrýt. Výjezd pak nejde schválit.

Příklad: dva výjezdy na stejný materiál

Na skladě je 10 kusů oběhového čerpadla.

1. Technik A vykáže na svém výjezdu 6 kusů. Sklad dál ukazuje 10 — odečte se až při schválení.
2. Technik B vykáže na jiném výjezdu taky 6 kusů. Aplikace mu v tom nezabrání, protože zásoba je zatím nedotčená.
3. Dispečer schválí první výjezd → na skladě zůstanou 4 kusy.
4. Druhý výjezd schválit nepůjde — chybí 2 kusy. Než ho zavřete, musíte materiál naskladnit, nebo výkaz na výjezdu opravit.

Proto zásoby v aplikaci udržujte v souladu se skutečným skladem a dokončené výjezdy schvalujte průběžně. Jakmile se evidence rozejde s realitou, problémy se objeví právě až při schvalování, tedy nejpozději.

Souhrn na zakázce

Jednotlivé výjezdy jsou jedna věc, celá zakázka druhá. Na kartě zakázky proto najdete záložku Výkazy, která sčítá všechny výjezdy a všechny formuláře dané zakázky do tří bloků — Cestovné, Práce a Materiál. U každého vidíte souhrn (kolik kilometrů, kolik položek, jaká celková cena) i jednotlivé řádky.

Řádky si můžete seskupit po:

• výjezdech — co stál který výjezd,
• formulářích — co stál který formulář,
• technicích — kdo kolik odvedl,
• druhu platby — když u položek druh platby evidujete.

Kdy se výkazy propíšou

Vykázané položky se do systému propíšou hned, jakmile je technik vyplní a uloží ve formuláři — objeví se u výjezdu i v souhrnu zakázky.

Co čeká na schválení výjezdu, je zbytek: až tehdy se materiál odepíše ze skladu, výkazy se uzavřou a dokumenty odejdou zákazníkovi. Proto se nevyplácí nechávat dokončené výjezdy viset neschválené — do té doby stav skladu neodpovídá skutečnosti. Podrobně to popisuje Životní cyklus výjezdu.

Kdo má k výkazům přístup

• Vyplňování — výkazy zadává při výjezdu Technik v mobilní aplikaci; vyplnit a opravit je může i Dispečer ve webové aplikaci.
• Materiál ze skladu — technik vykáže jen materiál ze skladu, u kterého má aspoň oprávnění Čtení a používání (viz Sklady).
• Ceny práce a ceníky — spravuje Administrátor (číselník a nastavení) a Dispečer (ceny u zákazníka).
• Souhrn na zakázce — záložka Výkazy na zakázce se technikům nezobrazuje; ostatní role ji vidí.

Návody

• Realizace výjezdu
• Formuláře a dokumenty