Výjezd je jedna ucelená část práce na zakázce — typicky návštěva u zákazníka, ale klidně i práce na dílně. Zakázka může mít výjezdů víc; každý má vlastní termín, technika a dokumenty.
Výjezdy plánuje a schvaluje dispečer ve webové aplikaci; technik je zpracovává v mobilní aplikaci.
Sekci najdete v hlavním menu aplikace pod položkou Výjezdy; výjezdy konkrétní zakázky pak i přímo na její kartě.
Údaje o výjezdu
Sekce “Údaje o výjezdu”- Technik a termín — výjezd má hlavního technika a termín. Přiřadit k němu můžete i další zdroje (další techniky) — každý s vlastním časem.
- Kategorie — kategorie výjezdu (číselník).
- Přílohy a poznámka — soubory navázané k výjezdu a interní poznámka.
Co s výjezdem můžete dělat
Sekce “Co s výjezdem můžete dělat”- Přiřadit více techniků — na jeden výjezd i více zdrojů najednou; jeden z nich je vždy hlavní technik (viz níže).
- Zaznamenat průběh v čase — odjezd, zahájení i ukončení práce.
- Vyplnit formuláře a vykázat práci — technik vyplní formuláře a přímo v nich vykáže spotřebovaný materiál, odvedenou práci a cestovné.
- Přidat přílohy — lze přiložit fotky a soubory.
- Nechat podepsat a schválit — zákazník podepíše dokumenty vzniklé z formulářů, dispečer výjezd následně schválí.
- Dát zákazníkovi vědět — při plánování zvlášť zaškrtnete, jestli mu má odejít potvrzení hned po naplánování a jestli mu má přijít připomenutí 24 hodin před termínem. Obojí je volitelné a nezávislé; když nezaškrtnete nic, nepošle se nic.
Hlavní technik a další zdroje
Sekce “Hlavní technik a další zdroje”Hlavní technik je ten, kdo výjezd vede — a v podstatě jediný, kdo s ním hýbe. Posouvá stavy (vyjíždíme, zahájení, dokončení), vyplňuje a přidává formuláře, nechává je zákazníka podepsat a případně se po něm vyžaduje poloha.
Ostatní přiřazené zdroje mají výjezd jen ke čtení — v aplikaci vidí, kam se jede a co se tam má udělat, ale do výjezdu samotného nic nezapisují ani ho neposouvají. Práci vykazují běžně: ve výkazu práce dostane každý svůj řádek.
Kdy si technik smí výjezd přeplánovat nebo zrušit
Sekce “Kdy si technik smí výjezd přeplánovat nebo zrušit”Za normálních okolností plánuje a ruší výjezdy dispečer. Technik to zvládne sám jen ve zúžené situaci, a u přeplánování a zrušení platí jiná pravidla:
- Přeplánovat může výjezd, na kterém je jediným zdrojem, a k tomu je buď jeho vlastníkem, nebo má u sebe zapnuté Plánování výjezdů sobě (nastavení uživatele).
- Zrušit může jen výjezd, jehož je vlastníkem, jen dokud je ve stavu Naplánovaný, a jen když je na něm sám. Oprávnění Plánování výjezdů sobě tady nestačí.
Jakmile na výjezd přibude druhý zdroj, obojí zvládne už jen dispečer.
Životní cyklus výjezdu
Sekce “Životní cyklus výjezdu”Výjezd prochází podrobnějšími stavy, které kopírují průběh práce v terénu:
Hlavní technik postupně mění stav výjezdu podle toho, jak práce probíhá — od vyražení na cestu přes zahájení práce až po podpis zákazníka. Poté výjezd čeká na schválení dispečerem, který ho uzavře jako dokončený. Výjezd lze také zrušit s uvedením důvodu.
Dva kroky jsou volitelné
Sekce “Dva kroky jsou volitelné”Dva stavy v grafice životního cyklu výjezdů označené dutým kolečkem — Na cestě a Čeká na schválení — se dají přizpůsobit či úplně vypnout v nastavení systému a zakázek:
- Na cestě (volba Vyjíždíme) má tři polohy: Povinné (technik musí ohlásit odjezd), Nepovinné (může ho přeskočit a jít z Naplánovaného rovnou na Probíhající) nebo Vypnuto (stav se vůbec nenabízí).
- Čeká na schválení odpadá, když má firma zapnuté Automatické potvrzení výjezdu — výjezd se pak po podpisu uzavře sám.
Dokumenty se dokončením zamknou
Sekce “Dokumenty se dokončením zamknou”Ve chvíli, kdy výjezd přejde do stavu Dokončený, se z formulářů vygenerují PDF dokumenty. Pozdější změna údajů — třeba oprava adresy u zákazníka — se do už vystaveného dokumentu sama nepromítne; zákazník má v ruce to, co dostal.
Když je potřeba dokument srovnat s realitou, slouží k tomu u dokončeného výjezdu akce Přegenerovat, která hodnoty v dokumentech načte znovu.
Co se komu při změně stavu odešle
Sekce “Co se komu při změně stavu odešle”Průběh výjezdu se sám ohlašuje — zákazníkovi i vašemu týmu. Kompletní znění všech zpráv najdete v Notifikacích; v kostce:
| Co se stane | Zákazníkovi | Vašim uživatelům |
|---|---|---|
| Naplánování | potvrzení (volitelně) | technikovi Byl vám přiřazen nový výjezd |
| Přeplánování | potvrzení o změně | technikovi Naplánovaný výjezd byl změněn |
| 24 h předem | připomenutí (volitelně) | — |
| Na cestě | Technik je na cestě, s odhadem příjezdu | dispečerovi |
| Zahájení | — | dispečerovi Výjezd byl zahájen |
| Dokončení technikem | — | dispečerovi Výjezd čeká na schválení |
| Schválení | potvrzení o provedeném výjezdu s odkazem na dokumenty | technikovi Vámi realizovaný výjezd byl schválen |
| Zrušení | potvrzení o zrušení | technikovi Naplánovaný výjezd Vám byl odebrán |
Vrácení stavu výjezdu
Sekce “Vrácení stavu výjezdu”Když technik omylem zahájí výjezd (nebo označí, že vyjel), lze stav vrátit zpět na Naplánovaný. Vrátit ho může jen dispečer, technik sám ne — a jen ze stavů Na cestě a Probíhající. Vrácením se smažou zaznamenané časy odjezdu a zahájení.
Kdo má k výjezdům přístup
Sekce “Kdo má k výjezdům přístup”- Zobrazení — výjezdy vidí všichni uživatelé. Technikům může firma omezit viditelnost na výjezdy, na které jsou přiřazení.
- Zpracování — výjezd zpracovává, vyplňuje na něm formuláře a vykazuje hlavní technik výjezdu a Dispečer. Ostatní přiřazené zdroje ho mají jen ke čtení (viz výše).
- Plánování a přeplánování — plánuje a přeplánovává Dispečer. Technik jen sám sobě: nový výjezd smí naplánovat s oprávněním Plánování výjezdů sobě, přeplánovat pak výjezd, na kterém je jediným zdrojem a je buď jeho vlastníkem, nebo má totéž oprávnění (podrobně výše).
- Schvalování — dokončený výjezd schvaluje Dispečer.
Návody
Sekce “Návody”Nenašli jste, co jste hledali, a stále potřebujete pomoc?
Napište nám přes zákaznickou podporu v aplikaci.