Zařízení

Zařízení je konkrétní kus techniky, který u zákazníka servisujete — například kotel, klimatizace, výtah nebo vrata. U každého zařízení vedete jeho parametry, historii servisů a termíny pravidelného servisu.

Sekci najdete v hlavním menu aplikace pod položkou Zařízení; zařízení daného zákazníka najdete také přímo na jeho kartě.

Každé zařízení patří zákazníkovi, u kterého je v provozu a kde ho servisujete, a je vedené u konkrétní adresy zákazníka.

Údaje o zařízení

Kartu zařízení vyplňujete v sekci Základní informace:

• Název zařízení — čím zařízení je, tedy jeho typ nebo model (například Vaillant ecoTEC plus VU 20). Povinný údaj.
• Kategorie zařízení — druh techniky (kotel, klimatizace, výtah…). Povinná — a je to víc než jen třídění: podle kategorie se řídí, jaká vlastní pole zařízení má a jaké formuláře se na něm používají. Právě proto položky tohoto číselníku přidáváme a odebíráme my (viz Proč některé číselníky spravujeme my); pořadí si přeuspořádáte sami.
• Výrobce — z číselníku výrobců. Povinný.
• Výrobní číslo — sériové číslo od výrobce, podle kterého poznáte konkrétní kus.
• Počet — kolik kusů karta zastupuje. Používá se jen u souborů stejné techniky, kde nemá smysl (ani to nejde) rozlišovat kusy podle výrobního čísla — třeba kamerový systém nebo pole solárních panelů. Když výrobní číslo znáte, počet nevyplňujte a veďte každý kus jako samostatné zařízení.
• Adresa — jedna z adres zákazníka; poslední známá adresa, kde zařízení stojí.
• Umístění — kde přesně na té adrese zařízení najdete: garáž, technická místnost, číslo pokoje v hotelu.
• Stav zařízení — Aktivní, nebo Deaktivované (viz níže).
• Popis — poznámka k zařízení volným textem.
• Datum prodeje, Datum instalace a Záruka do — data k životnímu cyklu kusu. Záruka se nabídne odvozená od data instalace.
• Majitel zařízení — vyplňuje se jen tehdy, když se majitel liší od zákazníka (viz níže).
• Externí ID — identifikátor pro párování s jiným systémem.

Co se zařízením můžete dělat

• Hlídat pravidelný servis — nastavit intervaly a termíny opakovaných revizí (viz níže).
• Sledovat historii a zakázky — všechny zakázky a výjezdy, kterých bylo zařízení součástí.
• Přidat přílohy — technickou dokumentaci nebo fotografie.
• Aktivovat nebo deaktivovat — dočasně přestat zařízení nabízet na nových zakázkách, aniž byste ho mazali (viz níže).
• Přesunout nebo zkopírovat — k jinému zákazníkovi, nebo si ušetřit vyplňování kopií (viz níže).

Zařízení spravujete jak ve webové aplikaci, tak v mobilní aplikaci (včetně založení, úpravy i přesunu).

Majitel zařízení

Zařízení je vždy vedené u jednoho zákazníka — toho, u koho je v provozu a kde probíhá servis.

Ve většině případů pole Majitel zařízení vůbec nevyplňujete. Je určené jen pro situaci, kdy zařízení vlastní někdo jiný, než u koho stojí — typicky pronájem nebo technika ve správě. Když je majitel a zákazník jeden a ten samý, nechte pole prázdné.

Pokud majitele vyplníte, najdete na kartě zákazníka zvlášť záložku Zařízení (ta, která u sebe provozuje) a Vlastněná zařízení (ta, která vlastní).

Zařízení a formuláře

Zařízení neurčuje jen to, co servisujete, ale i čím se to vykazuje.

Které formuláře se na zařízení používají, se řídí jeho kategorií. Klimatizace tak dostane jiný servisní list než výtah; sadu pro každou kategorii připravujeme na míru. Technik pak na výjezdu vybere zařízení, kterých se práce týká, a vyplněný formulář se naváže právě na ně.

Kde hledat hotové dokumenty

Karta zařízení nemá seznam formulářů ani dokumentů. Má záložku Součástí zakázek — a dokumenty najdete přes ně, u konkrétní zakázky nebo výjezdu. Zařízení tak funguje jako rozcestník do jeho servisní historie, ne jako složka s protokoly.

Co formulář zapíše zpátky

Formulář neumí jen číst údaje o zařízení — umí je i měnit. Slouží k tomu dvě různé věci:

• Zápis údajů z formuláře na kartu zařízení. Vybrané pole formuláře lze provázat s vlastností zařízení, a co do něj technik napíše, se uloží i na kartu — název, výrobní číslo, umístění, počet, popis, data prodeje, instalace a záruky i vlastní pole. Hodí se, když technik v terénu zjistí, že evidence neodpovídá skutečnosti: opraví to rovnou při práci a nikdo to nemusí přepisovat dodatečně.
• Automatický posun termínu revize. Formulář označený jako revizní posune termín pravidelného servisu o nastavenou periodu. Změna proběhne po dokončení výjezdu. Nesouvisí to s konkrétním polem — stačí, že se revizní formulář vyplnil.

Pravidelný servis

U zařízení, která vyžadují opakované revize, nastavíte pravidelný servis — interval (ve dnech nebo měsících) a to, co má systém udělat, když se termín blíží (od pouhého zvýraznění po automatické založení zakázky či upozornění zákazníka). Jedno zařízení může mít i více typů revizí zároveň. Podrobně tuto funkci popisuje sekce Pravidelný servis.

Aktivace a deaktivace zařízení

Stav zařízení říká, jestli se na něj má dát právě teď plánovat práce. Deaktivované zařízení:

• zůstává v evidenci i s celou historií zakázek, výjezdů a dokumentů,
• se už nenabízí při zakládání nových zakázek,
• v přehledu zařízení ho poznáte podle stavu Deaktivované a můžete si podle něj filtrovat.

Hodí se to na oba konce životního cyklu:

• Zařízení, které dosloužilo — vyřazený nebo vyměněný kus nemusíte mazat. Deaktivujete ho a historie zůstane dohledatelná u zákazníka i v zakázkách.
• Zařízení, které ještě neběží — kus, který u zákazníka už je, ale zatím nebyl uveden do provozu (čeká na montáž, revizi nebo předání), si můžete založit dopředu a nechat deaktivovaný. Máte ho v evidenci se všemi parametry, ale dispečer ho omylem nenaplánuje dřív, než se to smí.

Přepnout stav lze kdykoli — akcí Aktivovat / Deaktivovat na kartě zařízení, nebo přímo polem Stav zařízení při úpravě.

Přesun a kopírování

Když zařízení změní majitele nebo se přestěhuje, můžete ho přesunout k jinému zákazníkovi — historie zůstane zachovaná a přesun lze v případě omylu vrátit. Podobné zařízení lze také zkopírovat a ušetřit si opakované vyplňování údajů.

Vlastní pole zařízení

Karta zařízení nese i vlastní pole — doplňkové údaje na míru vaší firmě.

U zařízení navíc sada polí není pro všechna stejná: řídí se jeho kategorií. Každý druh techniky tak eviduje přesně to, co u něj dává smysl — u klimatizace druh chladiva a typ filtru, u kotle třeba typ hořáku — a technik v terénu nekouká na pole, která se jeho zařízení netýkají.

Změna kategorie může přepsat vlastní pole

Protože sada polí patří ke kategorii, změnou kategorie se struktura polí změní — údaje, které do nové kategorie nepatří, se ztratí. Aplikace na to při změně kategorie upozorní, údaje ale vrátit zpět po změně není možné a je potřeba je případně vyplnit znovu.

Kdo má k zařízením přístup

• Zobrazení — zařízení vidí všichni uživatelé. Technikům může firma omezit viditelnost na zařízení navázaná na jejich výjezdy.
• Zakládání a úpravy — zakládat, upravovat i přesouvat zařízení může Dispečer i Technik. Technik s omezenou viditelností dat sekci Zařízení vůbec nevidí a pracuje s nimi jen přes Správu zařízení na zakázce, kde má právě běžící výjezd — tam smí zařízení přidat, založit i upravit.
• Mazání — smazat zařízení může Dispečer.

Návody

• Správa zákazníků a zařízení
• Založení a naplánování zakázky