Veřejný formulář požadavků

Veřejný formulář požadavků je sdílená webová stránka, přes kterou vám může kdokoli podat požadavek — aniž by měl v systému účet. Odkaz na formulář nasdílíte na web, do patičky e-mailu nebo na vizitku.

Je to alternativa k zákaznickému portálu: portál je samoobsluha pro přihlášené zákazníky, kdežto veřejný formulář zvládne kdokoli s odkazem. Firmy, které portál nevyužívají (nebo ho nemají aktivovaný), tak i přesto mohou sbírat požadavky online.

Co formulář sbírá

Formulář je pro všechny odesílatele stejný — nevybírá se v něm žádný typ požadavku. Jediné, čím se požadavky mezi sebou liší, je Kategorie, a tu si plníte sami v číselníku kategorií požadavků.

Odesílatel vyplní:

• Firma / Domácnost — když je přepínač zapnutý (viz níže). U firmy formulář navíc žádá Název firmy a IČO.
• Jméno, Příjmení, Telefonní číslo a Váš e-mail — všechno povinné, aby bylo komu se ozvat.
• Kategorie — vybírá z položek, které jste v číselníku označili jako zobrazit ve veřejném formuláři.
• Adresu, kde se má pracovat — s našeptáváním.
• Popis požadavku — o co jde.
• Přílohy — odesílatel může rovnou přiložit fotky nebo soubory.

Volitelně (podle nastavení) formulář žádá ještě Požadované datum a údaje o zařízení (Název zařízení a Výrobní číslo).

Kategorie je jediné, co požadavky roztřídí

Protože formulář nemá typy, je na kategoriích, aby vám odeslané požadavky rovnou rozdělily — třeba na poruchu, pravidelnou revizi a poptávku. Vyplatí se je promyslet dřív, než odkaz na formulář nasdílíte.

Co se stane po odeslání

Odesílatel hned dostane potvrzení, že jste požadavek přijali — nezůstane tedy na pochybách, jestli se formulář odeslal.

Na vaší straně se požadavek objeví v sekci Požadavky a dispečerovi přijde upozornění na nový požadavek. Odsud ho zpracuje — nejčastěji z něj založí zakázku.

Protože odesílatel není přihlášený, nemá jeho požadavek stav Čeká na zákazníka; podrobně Životní cyklus požadavku.

Odkaz na formulář

Formulář běží na veřejné adrese odvozené od ID vaší firmy — odkaz najdete v nastavení a nasdílíte ho, kam potřebujete: na web, do patičky e-mailu, na vizitku nebo na QR kód samolepky na zařízení.

Nastavení formuláře

Podobu formuláře si přizpůsobíte v nastavení:

• Firma / domácnost — zda se odesílatele ptáte, jestli je firma, nebo domácnost.

• Požadované datum — zda formulář žádá termín. Když je pole zapnuté, je povinné a nejde do něj zadat datum v minulosti; u pole se odesílateli zobrazí poznámka Bude potvrzeno a v nápovědě vysvětlení Přesný termín vám potvrdíme po ověření dostupnosti techniků — ať zákazník nečeká, že si termín právě závazně rezervoval.

  

• Údaje o zařízení — zda se formulář ptá na Název zařízení a Výrobní číslo.

Které kategorie se v nabídce objeví, se nastavuje u kategorií samotných — u každé kategorie požadavku zvlášť zaškrtnete, jestli se má nabízet ve veřejném formuláři, v zákaznickém portálu, nebo v obojím.

Kdo má k formuláři přístup

• Vyplnění — formulář vyplní kdokoli s odkazem, bez účtu a přihlášení.
• Nastavení — nabízené kategorie a podobu formuláře spravuje Administrátor.
• Zpracování — přijaté požadavky vyřizuje Dispečer (viz Požadavky).

Související

• Požadavky — kam odeslané požadavky dorazí a jak se řeší.
• Zákaznický portál — samoobsluha pro přihlášené zákazníky.