Zakázka je celková práce nebo akce pro zákazníka — od servisní opravy přes montáž až po pravidelnou revizi. Sdružuje vše, co k dané práci patří: zákazníka a místo, zařízení, výjezdy techniků i vzniklé dokumenty.
Sama o sobě nemá přiřazený čas ani zdroje — od toho jsou výjezdy, kterých může mít libovolný počet, klidně i žádný. Zakázka je tedy ta střecha nad prací: aby šel výjezd vůbec naplánovat, musí zakázka existovat před ním.
Zakázka může vzniknout čtyřmi způsoby a která cesta u vás převáží, záleží na tom, jak firma pracuje: dispečer ji založí ručně, vznikne z požadavku od zákazníka, vytvoří ji automatika pravidelného servisu, nebo přijde přes integraci. Její výjezdy pak rozvrhnete na plánu dne.
Sekci najdete v hlavním menu aplikace pod položkou Zakázky.
Údaje o zakázce
Sekce “Údaje o zakázce”- Číslo a název — každá zakázka má číslo (podle šablony v nastavení) a volitelný název.
- Zákazník, adresa a kontaktní osoba — zakázka se zakládá na zákazníka a nese právě jednu adresu a právě jednu kontaktní osobu, i když jich zákazník má víc. Vybíráte je nezávisle na sobě. Vybraná kontaktní osoba je ta, komu chodí upozornění a dokumenty k této zakázce.
- Zařízení — jedno či více zařízení, kterých se práce týká (nepovinné).
- Kategorie a vlastník — zařazení do kategorie (číselník) a odpovědný uživatel.
- Objednatel — kdo si práci objednal. Vyplníte ho, když si práci objednal někdo jiný, než u koho se pracuje: objednatel je pak ten, komu se fakturuje, a zákazník na místě vystupuje jako koncový zákazník. Objednatel se propisuje do formulářů a dokumentů, které ze zakázky vzniknou. Volbou Použít ceny práce objednatele navíc přepnete, čí ceník práce se použije.
- Dvě poznámky — zakázka má popis problému od zákazníka (to, s čím přišel; předvyplní se z požadavku, pokud z něj zakázka vznikla) a interní poznámku pro váš tým. Interní poznámka se zákazníkovi nikam nepropisuje — do dokumentů ani do portálu.
- Jak zakázka vznikla — u každé zakázky je poznat, jestli ji založil uživatel ručně, nebo systém (automatikou pravidelného servisu), případně jestli přišla přes integraci. U systémových zakázek se hodí vědět, že vznikly s nízkou prioritou a čekají na doplnění.
Vlastní pole
Sekce “Vlastní pole”Zakázka může nést i vlastní pole — doplňkové údaje na míru vaší firmě, například číslo objednávky odběratele nebo interní kód akce.
Co se zakázkou můžete dělat
Sekce “Co se zakázkou můžete dělat”- Rozvrhnout práci do výjezdů — vlastní práce v terénu probíhá formou výjezdů; zakázka jich může mít víc.
- Vyplnit formuláře a vytvořit dokumenty — dokumenty z jednotlivých výjezdů.
- Přidat přílohy a poznámky — soubory, interní poznámku i popis problému od zákazníka.
- Sledovat její stav — v jaké je fázi životního cyklu (viz níže).
Životní cyklus zakázky
Sekce “Životní cyklus zakázky”Zakázka má tři základní stavy:
Po dokončení práce se zakázka uzavře jako dokončená, případně zrušená s uvedením důvodu.
Kde přesně otevřená zakázka stojí
Sekce “Kde přesně otevřená zakázka stojí”Dokud je zakázka otevřená, ukazuje aplikace navíc, v jaké je fázi. Tyhle stavy nenastavujete ručně — plynou z toho, co se na zakázce děje:
- Čeká na naplánování — zakázka nemá žádný aktivní výjezd (buď zatím žádný nemá, nebo jsou všechny dokončené či zrušené).
- Má aktivní výjezd — alespoň jeden výjezd není dokončený ani zrušený.
- Čeká na zákazníka — zákazníkovi odešlo upozornění na blížící se pravidelný servis a čeká se, až doplní informace.
- Zákazník odpověděl — zákazník na upozornění zareagoval a informace doplnil.
Poslední dva stavy potkáte jen u zakázek z pravidelného servisu, a to v režimu s upozorněním zákazníka — vyžádat si informace ručně u libovolné zakázky nejde.
Kdo má k zakázkám přístup
Sekce “Kdo má k zakázkám přístup”- Zobrazení — zakázky vidí všichni uživatelé. Technikům může firma omezit viditelnost na zakázky s jejich výjezdem — pak ale nelze technikům povolit zakládání nových zakázek a upravovat zakázku nesmí ani technik, který na ní pracuje.
- Zakládání a úpravy — zakládá a upravuje je Dispečer. Technik je může zakládat, jen když má u sebe zapnuté Povolit zakládání zakázek.
- Dokončení, zrušení a smazání — uzavírá a ruší je Dispečer; smazat lze jen zakázku, která už je dokončená nebo zrušená.
Návody
Sekce “Návody”Nenašli jste, co jste hledali, a stále potřebujete pomoc?
Napište nám přes zákaznickou podporu v aplikaci.