Pravidelný servis

Pravidelný servis hlídá termíny opakovaných revizí u zařízení — aby vám neuniklo, kdy je u zákazníka potřeba provést další prohlídku nebo kontrolu. Nastavuje se přímo na kartě zařízení.

Jak to funguje

U zařízení určíte interval (ve dnech nebo měsících) a režim, tedy co má systém udělat, když se termín blíží. Po dokončení výjezdu s vyplněným protokolem pravidelného servisu, revizním protokolem nebo jiným podobným dokumentem, který je tak nastaven, se podle intervalu automaticky naplánuje termín následující.

Režimy pravidelného servisu

Režim určuje, co se stane, když nastane termín pravidelného servisu:

• Pouze zvýrazňovat — termín se jen zvýrazní v přehledu, nic dalšího se neděje.
• Automaticky založit zakázku — systém sám vytvoří novou zakázku na servis.
• Upozornění zákazníka — vytvoří zakázku a zároveň na blížící se servis upozorní zákazníka.
• Upozornění zákazníka bez založení zakázky — zákazníka upozorní, ale zakázku nezakládá.

Kdy a jak plánování probíhá

Každé ráno se na pozadí spustí automatická úloha, která projde termíny revizí. Zpracuje z nich jen ty, do kterých zbývá přesně tolik dní, kolik máte nastavené v připomenutí — u těch založí zakázku a rozešle upozornění.

Každý termín tak systém řeší jednou, v jeden konkrétní den. Kategorie revize se přitom počítají každá zvlášť, takže jedno zařízení může přijít na řadu několikrát do roka — pokaždé kvůli jiné revizi.

Ruční posun termínu sám o sobě nic nespustí

Když termín na zařízení přepíšete, zakázka v tu chvíli nevznikne. A pokud ho posunete tak, že jeho den už minul, systém se o něj sám nepostará vůbec — zakázku je pak potřeba založit ručně.

Příklad: kdy se pravidelný servis spustí a kdy ne

Firma má připomenutí nastavené na 2 týdny. Úloha tedy každé ráno hledá termíny vzdálené přesně 14 dní.

• Termín 1. 4. → úloha ho zachytí 18. 3. Ten den vznikne zakázka, případně odejde upozornění zákazníkovi.
• 10. 3. posunete termín z 1. 4. na 15. 4. → 18. 3. se nestane nic, protože termín už na ten den nesedí. Zakázka vznikne 1. 4., tedy 14 dní před novým termínem.
• 25. 3. posunete termín z 15. 4. na 1. 4. → den, který k tomuto termínu patřil (18. 3.), je minulost a už se nevrátí. Nestane se nic a zakázku je potřeba založit ručně.
• Termín, který propadl (je v minulosti) → úloha ho už nevezme. V přehledu se jen zvýrazní červeně.

Než začne cokoli zakládat, pošle úloha vám (ne zákazníkovi) jeden souhrnný e-mail se seznamem všech zařízení, která ten den přišla na řadu — s výrobním číslem, adresou, zákazníkem i kontaktem a s kategorií, režimem a datem. Chodí bez ohledu na to, jaký režim kategorie má.

Zařízení na jedné adrese se spojí do jedné zakázky

Aby technik nejezdil na stejné místo pětkrát, zakázka nevzniká pro každé zařízení zvlášť. Spojit se mohou jen zařízení, která přišla na řadu týž den — tedy mají shodný termín revize; z nich pak systém tvoří skupiny podle trojice adresa + kategorie pravidelného servisu + režim. Pokud má více zařízení všechny tři údaje shodné, jsou zařazena pod tu samou zakázku. Pokud se liší alespoň v jednom z těchto tří údajů, budou zařazena do více oddělených zakázek.

Z toho plyne pár věcí, které stojí za pozornost:

• Různé kategorie = různé zakázky, i na téže adrese. Roční elektrorevize a čtvrtletní kontrola tedy skončí každá ve své zakázce.
• Různé režimy = různé zakázky. Když má jedno zařízení u roční revize nastavené upozornění zákazníka a druhé má u téže roční revize jen automatické založení zakázky, rozdělí se obě zařízení do dvou zakázek.
• Zařízení bez adresy se do plánování nedostane vůbec.

Kategorie zakázky se přebírá z kategorie pravidelného servisu — pro celou skupinu je stejná.

Co přesně vznikne

Režim	Zakázka	Upozornění zákazníkovi
Pouze zvýrazňovat	—	—
Automaticky založit zakázku	jedna za skupinu, rovnou k naplánování	—
Upozornění zákazníka	jedna za skupinu, čeká na zákazníka	jedno za skupinu, se seznamem všech zařízení
Upozornění bez založení zakázky	—	jedno za každé zařízení a kategorii

Zakázka vzniká otevřená, s nízkou prioritou, s předpokládanou délkou podle nastavení firmy a je označená jako založená systémem. Zákazníka i kontaktní osobu si vezme ze zařízení.

Co musí být vyplněné, aby to fungovalo

Automatika si nemůže nic domýšlet. Když jí něco chybí, termín tiše přeskočí — zakázka nevznikne a vy se to dozvíte až tím, že se nic nestalo. Zkontrolujte proto, že:

• zařízení má vyplněnou adresu — bez ní není kam poslat technika,
• kategorie pravidelného servisu má nastavenou kategorii zakázky, kterou má vzniklá zakázka dostat (viz níže),
• zařízení je aktivní — deaktivované se přeskočí,
• zákazník má primární kontaktní osobu — na tu se zakázka i upozornění navážou.

U režimů s upozorněním platí navíc, že kontaktní osoba musí mít e-mail nebo telefon; jinak není komu upozornění poslat.

Kontaktní osobu kontrolujte hlavně u dat z integrací a importu

Zákazníka založeného přímo v mWork365 bez kontaktní osoby nevytvoříte, takže tam kontrolovat nic nemusíte. Chybět může jen u zákazníků, kteří vznikli přes integraci nebo import dat — u těch se to vyplatí ověřit.

Co udělá upozornění zákazníka

Oba režimy s upozorněním pošlou zákazníkovi e-mail (a SMS) s předmětem Připomenutí pravidelné prohlídky, ve kterém je uvedené konkrétní zařízení a adresa. Liší se tím, co po zákazníkovi chtějí:

• Upozornění zákazníka — e-mail obsahuje tlačítko Objednat prohlídku. Obsah formuláře, který se pod tlačítkem skrývá, najdete níže v části Jak to vidí zákazník.
• Upozornění zákazníka bez založení zakázky — e-mail tlačítko nemá a rovnou říká, že zakázka automaticky vytvořená nebyla; zákazníka vyzve, ať se ozve běžnou cestou.

Jak to vidí zákazník

Tlačítkem Objednat prohlídku se zákazník dostane na jednoduchou stránku (bez přihlašování), kde vyplní:

• Požadované datum — povinné, do minulosti ho zadat nejde. U pole je poznámka Přesný termín vám potvrdíme po ověření dostupnosti techniků, aby zákazník nečekal, že je termín závazný.
• Kontaktní osobu — vybere z osob evidovaných u zákazníka.
• Popis požadavku od zákazníka — volitelně dopíše, o co jde.

Po odeslání se údaje propíšou rovnou do čekající zakázky a stav zakázky se překlopí na Zákazník odpověděl. Termín pak dispečer vybere a potvrdí naplánováním výjezdu jako u kterékoli jiné zakázky — nemusí se nutně shodovat s tím, který zákazník ve formuláři zadal.

Čím se liší od běžné zakázky

Zakázka založená pravidelným servisem prochází stejným životním cyklem jako každá jiná. Rozdíl je jen v tom, kde přesně otevřená zakázka stojí — v režimu s upozorněním přibývají dvě fáze navíc:

Běžná zakázka

Čeká na naplánování → Má aktivní výjezd → Dokončená

Zakázka z pravidelného servisu v režimu Upozornění zákazníka

Čeká na zákazníka → Zákazník odpověděl → Má aktivní výjezd → Dokončená

Nejsou to samostatné stavy zakázky

Čeká na zákazníka a Zákazník odpověděl jsou fáze otevřené zakázky, ne čtvrtý a pátý stav vedle Otevřená / Dokončená / Zrušená. Nenastavíte je ručně — objeví se samy u zakázky, kterou založil pravidelný servis v režimu s upozorněním, a překlopí se podle toho, jestli zákazník zareagoval. Podrobně je popisuje sekce Zakázky.

Kategorie pravidelného servisu

Různé revize mají různou periodicitu — například roční prohlídka a čtvrtletní kontrola. Proto se pravidelný servis dělí na kategorie, které si nadefinujete v nastavení. U každé kategorie určíte výchozí interval, výchozí režim a kategorii zakázky, kterou má automaticky generovaná zakázka dostat.

Více revizí na jednom zařízení

Jedno zařízení může mít i více kategorií pravidelného servisu zároveň, každou s vlastním termínem, intervalem i režimem. V přehledu se u zařízení zobrazuje ta nejbližší.

Interval a režim z číselníku jsou jen výchozí hodnoty

Ve chvíli, kdy kategorii přiřadíte zařízení, se interval a režim zkopírují na zařízení a od té chvíle si žijí vlastním životem — na konkrétním zařízení je můžete změnit, aniž by se to dotklo číselníku nebo ostatních zařízení.

Platí to i obráceně: pozdější změna intervalu v číselníku se nepropíše na zařízení, která už kategorii přiřazenou mají. Když měníte periodu plošně, projděte i existující zařízení.

Připomenutí blížícího se termínu

V nastavení určíte, jak dlouho předem vás má systém na blížící se termín upozornit — vybíráte z nabídky 3 dny, nebo 1 až 8 týdnů (ve výchozím stavu 2 týdny) — a interní e-mailové adresy, na které se tato upozornění posílají. Stejná hodnota zároveň říká, který den úloha termín zpracuje (viz Kdy a jak plánování probíhá). Přehled nadcházejících termínů máte také u jednotlivých zařízení a zákazníků.

Kdo má k pravidelnému servisu přístup

• Nastavení u zařízení — intervaly a režim na kartě zařízení nastavuje Dispečer a Technik.
• Kategorie a globální pravidla — kategorie pravidelného servisu, připomenutí a e-maily spravuje Administrátor v nastavení.
• Zobrazení — nadcházející termíny vidí všichni uživatelé u zařízení a zákazníků.

Návody

• Správa zákazníků a zařízení
• Založení a naplánování zakázky