Import dat

Nová funkce v testovacím provozu

Hromadný import je zatím v testovacím provozu a nemusí být dostupný ve všech firmách. Pokud ho potřebujete dřív nebo se o něm chcete dozvědět víc, ozvěte se nám přes zákaznickou podporu.

Import slouží k hromadnému nahrání dat do mWork365 z Excelu. Hodí se hlavně při rozjezdu, když přenášíte databázi z jiného systému, ale i později — stejnou cestou upravíte velké množství záznamů najednou.

Sekci najdete v Nastavení → Import a export.

Co lze importovat

Hromadně naimportujete zákazníky a materiál. Mezi nimi přepínáte přepínačem Zákazníci / Materiál v horní části stránky — každá entita má vlastní šablonu i vlastní přehled.

Jak import probíhá

Data neputují do systému rovnou — nejdřív projdou kontrolou. Celý postup má čtyři kroky:

1. Stáhnete šablonu — Excel vygenerovaný na míru vaší firmě. Obsahuje správnou datovou strukturu včetně vašich číselníků, takže se nemusíte trefovat naslepo. Na výběr máte dvě:
   • Stáhnout prázdnou šablonu — jen struktura a číselníky, bez dat. Použijete, když zakládáte nové záznamy.
   • Stáhnout šablonu pro hromadnou úpravu dat — předvyplněná vašimi stávajícími záznamy. Použijete, když chcete data upravit (viz Hromadná úprava dat níže).
2. Naplníte ji daty — doplníte nebo upravíte řádky, které chcete do mWork365 dostat.
3. Nahrajete ji k validaci — tlačítkem Nahrát šablonu k validaci. Tento krok soubor jen zkontroluje, data zatím neimportuje. Když systém najde chyby, dostanete jejich seznam (list, buňka a popis chyby) a soubor si můžete stáhnout s přidaným listem chyb. Po opravě ho nahrajete znovu.
4. Požádáte o import — po úspěšné validaci potvrdíte požadavek a data pak nahraje pracovník zákaznické podpory. Průběh sledujete přímo na stránce.

Nahrání k validaci ještě nic neimportuje

Nahrání šablony pouze spustí kontrolu. Než se cokoli dostane do systému, musíte po úspěšné validaci výslovně požádat o import. Proto se nemusíte bát tlačítko zmáčknout — pokud v souboru bude chyba, jen se dozvíte, co opravit.

Sekce Validace a importy

Pod stahováním najdete přehled Validace a importy. Každá validace i každý import je zde samostatný řádek s vlastním stavem — u řádku vidíte, v jaké je fázi, kdy vznikl a jaké akce jsou zrovna k dispozici.

Stavy validace:

• Probíhá validace — soubor se právě kontroluje.
• Importní soubor je v pořádku — validace prošla, můžete požádat o import.
• Importní soubor obsahuje chyby — soubor je potřeba opravit a nahrát znovu.

Stavy importu (řádek vznikne až poté, co požádáte):

• Zažádáno o import — čeká na zpracování podporou.
• Probíhá import — podpora import spustila.
• Import dokončen — hotovo, data jsou v systému.
• Import selhal — import se nezdařil; ozve se vám podpora.

Akce na řádku se mění podle stavu:

• Požádat o import — u validace, která je v pořádku a ještě o import nezažádala.
• Požádat o asistenci — u validace s chybami, se kterou si nevíte rady; vytvoří požadavek na zákaznickou podporu.
• Přejít na požadavek — otevře související požadavek na podporu (u řádků, ke kterým už požadavek existuje).
• Stáhnout importní soubor — stáhne nahraný soubor pro kontrolu či další zpracování. K dispozici u každého řádku.
• Zobrazit detaily — otevře detail s výsledkem validace nebo importu (počet záznamů, chyby, doba trvání).

Samotný import provádí podpora

Po úspěšné validaci import nespouštíte sami — požádáte o něj a data nahraje náš operátor. Podle objemu dat a vytížení systému může import trvat i několik hodin; o průběhu vás informujeme.

Naráz zpracováváme jeden požadavek

Dokud se váš předchozí požadavek na import nevyřídí, další zadat nejde — tlačítko Požádat o import skončí hláškou, že už máte nevyřízený požadavek. Jakmile podpora požadavek dokončí (nebo ho označí za vyřešený), můžete zadat další.

Hromadná úprava dat

Import neslouží jen k zakládání nových záznamů. Stejnou cestou upravíte i data, která už v systému máte: stáhnete si šablonu pro hromadnou úpravu dat (je předvyplněná vašimi záznamy), v Excelu je upravíte a soubor naimportujete zpět.

Export pro tenhle účel najdete rovnou tady v Nastavení → Import a export — není to běžný export z přehledu, který slouží k vytažení dat ven.

Párování zajišťuje externí ID:

• Záznam s vyplněným externím ID se při importu aktualizuje.
• Záznam bez externího ID se do šablony s daty vůbec nedostane — import se ho proto nedotkne a při opakovaném importu stejných dat vzniknou duplicity.

Proto záznamům, které chcete hromadně upravovat, externí ID doplňte — buď si je vyplníte sami, nebo se ozvěte a pomůžeme vám s tím. Kolik záznamů ho už má vyplněné, ukazuje přehled přímo v sekci importu; u entit, kde část záznamů externí ID nemá, uvidíte varování.

Chybí externí ID u větší části záznamů?

Externí ID zpravidla nemají záznamy, které vznikly ručně v aplikaci — do šablony pro hromadnou úpravu se tak nedostanou. U jednotlivých záznamů si ho doplníte ručně, u velkého množství se to ale nevyplatí: v tom případě požádejte přes zákaznickou podporu o hromadné vygenerování externích ID. Teprve až je mají všechny záznamy, dostanou se všechny do šablony — jinak vám v exportu záznamy bez externího ID chybí a hromadná úprava je mine.

Upozornění

Než pustíte hromadnou úpravu na ostrá data, ověřte si na menším vzorku, že se záznamy skutečně párují podle externího ID — jinak místo úpravy vzniknou nové záznamy.

Kdo má k importu přístup

• Příprava a validace — šablonu stahuje, plní a k validaci nahrává Administrátor.
• Provedení importu — data na základě potvrzeného požadavku nahraje zákaznická podpora.

Související

• Export dat — jak data z mWork365 dostat ven.
• Externí ID — klíč, podle kterého se záznamy při úpravě párují.