--- title: "Pravidelný servis" description: "Termíny opakovaných revizí zařízení, hlídání blížícího se termínu, automatické zakázky a upozornění zákazníkům." url: /cs/concepts/scheduled-maintenance/ --- Pravidelný servis hlídá **termíny opakovaných revizí** u [zařízení](/cs/concepts/service-objects/) — aby vám neuniklo, kdy je u zákazníka potřeba provést další prohlídku nebo kontrolu. Nastavuje se přímo na kartě zařízení. ![Záložka Pravidelný servis s kategoriemi revizí, jejich intervaly, režimy a nejbližšími termíny.](/images/concepts/scheduled-maintenance.png) ## Jak to funguje U zařízení určíte **interval** (ve dnech nebo měsících) a **režim**, tedy co má systém udělat, když se termín blíží. Po dokončení [výjezdu](/cs/concepts/interventions/) s vyplněným protokolem pravidelného servisu, revizním protokolem nebo jiným podobným dokumentem, který je tak nastaven, se podle intervalu automaticky naplánuje termín následující. ![Sloupec Příští pravidelný servis, kde je propadlý termín červeně a blížící se oranžově.](/images/concepts/scheduled-maintenance-overview.png) ## Režimy pravidelného servisu Režim určuje, co se stane, když nastane termín pravidelného servisu: - **Pouze zvýrazňovat** — termín se jen zvýrazní v přehledu, nic dalšího se neděje. - **Automaticky založit zakázku** — systém sám vytvoří novou [zakázku](/cs/concepts/orders/) na servis. - **Upozornění zákazníka** — vytvoří zakázku a zároveň na blížící se servis upozorní zákazníka. - **Upozornění zákazníka bez založení zakázky** — zákazníka upozorní, ale zakázku nezakládá. ## Kdy a jak plánování probíhá Každé ráno se na pozadí spustí **automatická úloha**, která projde termíny revizí. Zpracuje z nich jen ty, do kterých zbývá **přesně tolik dní, kolik máte nastavené v [připomenutí](#připomenutí-blížícího-se-termínu)** — u těch založí zakázku a rozešle upozornění. Každý termín tak systém řeší **jednou, v jeden konkrétní den**. Kategorie revize se přitom počítají každá zvlášť, takže jedno zařízení může přijít na řadu několikrát do roka — pokaždé kvůli jiné revizi. :::caution[Ruční posun termínu sám o sobě nic nespustí] Když termín na zařízení přepíšete, zakázka v tu chvíli nevznikne. A pokud ho posunete tak, že jeho den už minul, systém se o něj sám nepostará vůbec — zakázku je pak potřeba založit ručně. :::
Příklad: kdy se pravidelný servis spustí a kdy ne
Firma má připomenutí nastavené na **2 týdny**. Úloha tedy každé ráno hledá termíny vzdálené **přesně 14 dní**. - **Termín 1. 4.** → úloha ho zachytí **18. 3.** Ten den vznikne zakázka, případně odejde upozornění zákazníkovi. - **10. 3. posunete termín z 1. 4. na 15. 4.** → 18. 3. se nestane nic, protože termín už na ten den nesedí. Zakázka vznikne **1. 4.**, tedy 14 dní před novým termínem. - **25. 3. posunete termín z 15. 4. na 1. 4.** → den, který k tomuto termínu patřil (18. 3.), je minulost a už se nevrátí. **Nestane se nic** a zakázku je potřeba založit ručně. - **Termín, který propadl** (je v minulosti) → úloha ho už nevezme. V přehledu se jen zvýrazní červeně.
Než začne cokoli zakládat, pošle úloha **vám** (ne zákazníkovi) jeden **souhrnný e-mail** se seznamem všech zařízení, která ten den přišla na řadu — s výrobním číslem, adresou, zákazníkem i kontaktem a s kategorií, režimem a datem. Chodí bez ohledu na to, jaký režim kategorie má. ### Zařízení na jedné adrese se spojí do jedné zakázky Aby technik nejezdil na stejné místo pětkrát, **zakázka nevzniká pro každé zařízení zvlášť**. Spojit se mohou jen zařízení, která přišla na řadu **týž den** — tedy mají shodný termín revize; z nich pak systém tvoří skupiny podle trojice **adresa + kategorie pravidelného servisu + režim**. Pokud má více zařízení všechny tři údaje shodné, jsou zařazena pod tu samou zakázku. Pokud se liší alespoň v jednom z těchto tří údajů, budou zařazena do více oddělených zakázek. Z toho plyne pár věcí, které stojí za pozornost: - **Různé kategorie = různé zakázky**, i na téže adrese. Roční elektrorevize a čtvrtletní kontrola tedy skončí každá ve své zakázce. - **Různé režimy = různé zakázky.** Když má jedno zařízení u roční revize nastavené upozornění zákazníka a druhé má u téže roční revize jen automatické založení zakázky, rozdělí se obě zařízení do dvou zakázek. - **Zařízení bez adresy se do plánování nedostane vůbec.** Kategorie zakázky se přebírá z kategorie pravidelného servisu — pro celou skupinu je stejná. ### Co přesně vznikne | Režim | Zakázka | Upozornění zákazníkovi | |---|---|---| | **Pouze zvýrazňovat** | — | — | | **Automaticky založit zakázku** | jedna za skupinu, rovnou k naplánování | — | | **Upozornění zákazníka** | jedna za skupinu, čeká na zákazníka | jedno za skupinu, se seznamem všech zařízení | | **Upozornění bez založení zakázky** | — | jedno za každé zařízení a kategorii | Zakázka vzniká **otevřená**, s nízkou prioritou, s předpokládanou délkou podle nastavení firmy a je označená jako **založená systémem**. Zákazníka i kontaktní osobu si vezme ze zařízení. ## Co musí být vyplněné, aby to fungovalo Automatika si nemůže nic domýšlet. Když jí něco chybí, **termín tiše přeskočí** — zakázka nevznikne a vy se to dozvíte až tím, že se nic nestalo. Zkontrolujte proto, že: - **zařízení má vyplněnou [adresu](/cs/concepts/customers/#adresy)** — bez ní není kam poslat technika, - **kategorie pravidelného servisu má nastavenou kategorii zakázky**, kterou má vzniklá zakázka dostat (viz [níže](#kategorie-pravidelného-servisu)), - **zařízení je aktivní** — [deaktivované](/cs/concepts/service-objects/#aktivace-a-deaktivace-zařízení) se přeskočí, - **zákazník má [primární kontaktní osobu](/cs/concepts/customers/#kontaktní-osoby)** — na tu se zakázka i upozornění navážou. U režimů s upozorněním platí navíc, že kontaktní osoba musí mít **e-mail nebo telefon**; jinak není komu upozornění poslat. :::note[Kontaktní osobu kontrolujte hlavně u dat z integrací a importu] Zákazníka založeného **přímo v mWork365** bez kontaktní osoby nevytvoříte, takže tam kontrolovat nic nemusíte. Chybět může jen u zákazníků, kteří vznikli přes **[integraci](/cs/concepts/settings/integrations/)** nebo **[import dat](/cs/concepts/data-import/)** — u těch se to vyplatí ověřit. ::: ## Co udělá upozornění zákazníka Oba režimy s upozorněním pošlou zákazníkovi **e-mail (a SMS)** s předmětem *Připomenutí pravidelné prohlídky*, ve kterém je uvedené **konkrétní zařízení a adresa**. Liší se tím, co po zákazníkovi chtějí: - **Upozornění zákazníka** — e-mail obsahuje tlačítko **Objednat prohlídku**. Obsah formuláře, který se pod tlačítkem skrývá, najdete níže v části [Jak to vidí zákazník](#jak-to-vidí-zákazník). - **Upozornění zákazníka bez založení zakázky** — e-mail tlačítko **nemá** a rovnou říká, že zakázka automaticky vytvořená nebyla; zákazníka vyzve, ať se ozve běžnou cestou. ### Jak to vidí zákazník Tlačítkem **Objednat prohlídku** se zákazník dostane na jednoduchou stránku (bez přihlašování), kde vyplní: - **Požadované datum** — povinné, do minulosti ho zadat nejde. U pole je poznámka *Přesný termín vám potvrdíme po ověření dostupnosti techniků*, aby zákazník nečekal, že je termín závazný. - **Kontaktní osobu** — vybere z osob evidovaných u zákazníka. - **Popis požadavku od zákazníka** — volitelně dopíše, o co jde. Po odeslání se údaje propíšou rovnou do čekající zakázky a **stav zakázky se překlopí na *Zákazník odpověděl***. Termín pak dispečer vybere a potvrdí naplánováním výjezdu jako u kterékoli jiné zakázky — nemusí se nutně shodovat s tím, který zákazník ve formuláři zadal. ### Čím se liší od běžné zakázky Zakázka založená pravidelným servisem prochází **stejným životním cyklem** jako každá jiná. Rozdíl je jen v tom, kde přesně otevřená zakázka stojí — v režimu s upozorněním přibývají dvě fáze navíc: **Běžná zakázka**
Čeká na naplánování → Má aktivní výjezd → Dokončená
**Zakázka z pravidelného servisu v režimu *Upozornění zákazníka***
Čeká na zákazníka → Zákazník odpověděl → Má aktivní výjezd → Dokončená
:::note[Nejsou to samostatné stavy zakázky] *Čeká na zákazníka* a *Zákazník odpověděl* jsou **fáze otevřené zakázky**, ne čtvrtý a pátý stav vedle Otevřená / Dokončená / Zrušená. **Nenastavíte je ručně** — objeví se samy u zakázky, kterou založil pravidelný servis v režimu s upozorněním, a překlopí se podle toho, jestli zákazník zareagoval. Podrobně je popisuje sekce [Zakázky](/cs/concepts/orders/#kde-přesně-otevřená-zakázka-stojí). ::: ## Kategorie pravidelného servisu Různé revize mají různou periodicitu — například roční prohlídka a čtvrtletní kontrola. Proto se pravidelný servis dělí na **kategorie**, které si nadefinujete v [nastavení](/cs/concepts/settings/). U každé kategorie určíte výchozí interval, výchozí režim a [kategorii zakázky](/cs/concepts/orders/), kterou má automaticky generovaná zakázka dostat. :::note[Více revizí na jednom zařízení] Jedno zařízení může mít i **více kategorií** pravidelného servisu zároveň, každou s vlastním termínem, intervalem i režimem. V přehledu se u zařízení zobrazuje ta **nejbližší**. ::: :::caution[Interval a režim z číselníku jsou jen výchozí hodnoty] Ve chvíli, kdy kategorii přiřadíte zařízení, se interval a režim **zkopírují na zařízení** a od té chvíle si žijí vlastním životem — na konkrétním zařízení je můžete změnit, aniž by se to dotklo číselníku nebo ostatních zařízení. Platí to i obráceně: **pozdější změna intervalu v číselníku se nepropíše** na zařízení, která už kategorii přiřazenou mají. Když měníte periodu plošně, projděte i existující zařízení. ::: ## Připomenutí blížícího se termínu V [nastavení](/cs/concepts/settings/) určíte, **jak dlouho předem** vás má systém na blížící se termín upozornit — vybíráte z nabídky **3 dny, nebo 1 až 8 týdnů** (ve výchozím stavu 2 týdny) — a interní e-mailové adresy, na které se tato upozornění posílají. Stejná hodnota zároveň říká, který den úloha termín zpracuje (viz [Kdy a jak plánování probíhá](#kdy-a-jak-plánování-probíhá)). Přehled nadcházejících termínů máte také u jednotlivých [zařízení](/cs/concepts/service-objects/) a [zákazníků](/cs/concepts/customers/). ## Kdo má k pravidelnému servisu přístup - **Nastavení u zařízení** — intervaly a režim na kartě [zařízení](/cs/concepts/service-objects/) nastavuje **Dispečer** a **Technik**. - **Kategorie a globální pravidla** — kategorie pravidelného servisu, připomenutí a e-maily spravuje **Administrátor** v nastavení. - **Zobrazení** — nadcházející termíny vidí všichni uživatelé u zařízení a zákazníků. ## Návody - [Správa zákazníků a zařízení](/cs/guides/dispatcher/customers-service-objects/) - [Založení a naplánování zakázky](/cs/guides/dispatcher/creating-an-order/)